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做外呼的公司常用的外呼系统有哪些?各有什么优缺点?

在企业的客户拓展、售后跟进、营销推广等业务中,外呼系统扮演着至关重要的角色。它不仅能提高外呼效率,还能规范通话流程、记录客户信息,是外呼公司提升业务质量的核心工具。随着通信技术的发展,市场上的外呼系统种类日益丰富,从早期的传统自建系统到如今的云原生SaaS系统,从单一功能的拨号工具到集成AI能力的智能平台,不同系统在功能、成本、适用场景上各有侧重。对于外呼公司而言,选择适合自身业务的系统,能事半功倍;若选择不当,则可能面临效率低下、成本过高、合规风险等问题。


一、SaaS云呼叫系统:轻量化与灵活性的代表

SaaS云呼叫系统是近年来外呼公司使用最广泛的类型之一,其核心特点是基于云计算架构,通过互联网提供服务,企业无需自建服务器和机房,只需按需订阅即可使用。

(一)系统特点

这类系统聚焦于中小企业,以“AI+人工”协同为核心,集成了智能拨号、通话录音、客户标签、工单系统等功能,支持与企业微信、钉钉等办公软件对接。部分系统服务过大型企业,功能覆盖全渠道接入(电话、在线客服、短信)、智能质检、数据分析等,适合中大型外呼团队。还有一些系统以即时通讯起家,外呼功能与在线客服功能深度融合,适合需要“电话+在线”一体化服务的公司(如电商售后、教育咨询)。

(二)优点

部署成本低,上线快:无需采购硬件设备(如服务器、语音网关),企业只需为座席配备电脑和耳麦,通过浏览器登录即可使用,从签约到上线通常不超过3天,初期投入仅为传统系统的1/5-1/10。

弹性扩展能力强:支持按坐席数量随时增减,旺季可快速扩容,淡季可缩减规模,避免资源浪费。例如,某电商外呼公司在大促期间将坐席从50个增至200个,通过SaaS系统后台操作当天即可完成配置。

维护成本低:服务器维护、系统升级、安全防护等工作均由服务商负责,企业无需配备专职IT人员,每年可节省数万元运维费用。

功能迭代快:服务商通过云端统一推送更新,企业无需额外操作即可使用新功能(如AI智能话术提示、实时情绪识别),保持系统竞争力。

(三)缺点

依赖网络稳定性:通话质量受互联网带宽和延迟影响较大,若网络波动(如丢包率超过5%),可能出现通话中断、杂音等问题,对网络条件较差的地区(如偏远县城)不太友好。

数据安全性存顾虑:客户数据存储在服务商的云端,部分对数据敏感的行业(如金融、医疗)可能担心信息泄露风险,尽管服务商通常会采用加密技术,但仍难以完全消除企业顾虑。

长期使用成本可能累积:按坐席月租付费(单坐席每月100-500元),长期使用(如5年以上)的总成本可能超过自建系统,适合业务周期短或规模波动大的企业。


二、自建型呼叫中心系统:定制化与控制权的首选

自建型呼叫中心系统由企业自主采购硬件、部署软件,所有设备和数据均放在企业内部,适合对系统安全性、定制化要求高的大型外呼公司。

(一)系统特点

这类系统支持大规模坐席(数千人以上),稳定性强,适合金融、电信等对可靠性要求极高的行业。部分系统以智能化和全渠道整合见长,可深度定制呼叫流程、报表体系,与企业ERP、CRM系统无缝对接,适合复杂业务场景。还有一些国产自建系统支持本地化部署和混合云架构,在政府、大型国企中应用广泛,安全性符合等保三级标准。

(二)优点

数据安全性高:客户信息、通话记录等数据存储在企业本地服务器,由IT团队直接管控,可避免云端存储的泄露风险,满足金融监管(如银保监会)对数据本地化的要求。

稳定性强:依托专用线路(如运营商专线)和本地硬件,通话中断率低(<0.01%),网络延迟可控制在20ms以内,适合高频、长时间外呼(如客服中心日均外呼1万通以上)。

深度定制化:可根据企业业务需求定制功能模块(如特殊的工单流转规则、行业专属报表),系统扩展性强,能适应企业长期发展的个性化需求。

长期成本优势:一次性投入硬件和软件license费用后,后续仅需支付维护成本,对于坐席规模稳定(如100人以上)、使用周期长(5年以上)的企业,总成本低于SaaS系统。

(三)缺点

初期投入高:硬件采购(服务器、交换机、话机等)、机房建设、系统部署等费用通常超过50万元,大型系统甚至达数百万元,中小企业难以承担。

部署周期长:从方案设计到上线需2-6个月,涉及硬件安装、软件调试、网络配置等多个环节,不适合业务紧急上线的场景。

维护成本高:需配备3-5人的专职IT团队负责系统维护、故障排查、升级迭代,每年人力成本超过10万元,且硬件老化更换(如服务器每3-5年更换一次)也是一笔持续支出。

灵活性差:增减坐席需额外采购硬件和license,扩容周期长达1-2周,难以应对业务的快速波动。


三、AI智能外呼系统:高效率与低成本的革新者

AI智能外呼系统通过语音识别、自然语言处理等技术,实现全自动外呼,无需人工参与,适合批量筛选客户、通知提醒等标准化场景。

(一)系统特点

这类系统依托领先的语音识别技术(准确率98%以上),支持多轮对话,可模拟真人语气,在金融催收、保险回访等场景应用广泛。部分系统专注于企业级AI服务,可自主学习行业话术,支持按地域、时段精准拨号,适合电商促销、会员通知等业务。还有一些系统与云呼叫系统联动,实现“AI初筛+人工跟进”模式,AI负责拨打陌生客户并筛选意向,高意向客户自动转接人工座席。

(二)优点

效率极高:单台AI机器人日均外呼可达800-1000通,是人工座席的3-5倍,且可7×24小时工作,适合大规模客户初筛(如教育机构筛选潜在学员)。

成本低:按通话时长或坐席数付费,单通成本约0.1-0.3元,远低于人工座席(人均成本每天100-200元),尤其适合高频、低价值的外呼场景。

话术统一,零情绪波动:严格按照预设话术沟通,不会因疲劳、情绪影响服务质量,适合合规要求高的场景(如银行催收需准确传达法规条款)。

数据分析能力强:自动记录通话关键词、客户意向度,生成可视化报表(如不同地区客户的响应率),为后续人工跟进提供精准指导。

(三)缺点

对话灵活性差:难以应对客户的突发提问或复杂需求(如客户询问“你们的产品和XX品牌有什么区别”),容易出现答非所问,可能影响客户体验。

适用场景有限:仅适合标准化、流程化的外呼(如验证码通知、欠费提醒),高价值客户跟进、复杂业务洽谈仍需人工完成。

初期话术训练成本高:需投入大量时间录制话术、标注对话场景,行业专属话术(如医疗、法律)的训练周期长达1-2个月,且效果受数据质量影响大。

客户接受度待提升:部分客户对AI语音敏感,听到机械声后可能直接挂断,接通率比人工外呼低10%-20%。


四、移动端外呼APP:轻量化与便携性的补充

移动端外呼APP是安装在手机上的轻量级外呼工具,适合个人或小型团队(10人以下)使用,通常与CRM功能结合,支持随时随地外呼。

(一)系统特点

这类APP主打销售管理,支持一键拨号、通话录音、客户标签管理,与手机通讯录同步,适合销售人员外出时使用。部分作为CRM系统的移动端补充,外呼功能与客户跟进记录、商机管理联动,适合小型电销团队。还有一些是集成在办公软件内的外呼工具,支持团队通话统计、费用报销,适合已使用该办公软件的企业。

(二)优点

零硬件成本:直接使用个人手机,无需额外设备,初期投入几乎为零,适合初创团队或个人创业者。

便携性强:销售人员在外出拜访、展会现场等场景可随时外呼,通话记录自动同步至云端,避免漏记客户信息。

操作简单:界面简洁,无需专业培训即可上手,适合对技术要求低的团队。

(三)缺点

功能单一:缺乏智能拨号、通话质检、批量外呼等专业功能,难以满足中大型团队的需求。

号码标记风险高:使用个人手机号外呼,高频拨打易被标记为“骚扰电话”,接通率低,且可能被运营商封号。

管理能力弱:难以监控座席通话质量、统计团队业绩,不适合需要规范化管理的外呼公司。


五、如何选择适合自身的外呼系统?

外呼系统的选择需结合企业规模、业务场景、成本预算、合规要求等因素综合判断,以下为不同类型企业的选型建议:

(一)中小企业(10-50人座席)

优先选择SaaS云呼叫系统。原因在于初期投入低、上线快,且能满足基础外呼需求(智能拨号、录音、报表),同时支持随业务增长灵活扩容。若涉及少量标准化外呼(如通知),可搭配AI智能外呼系统作为补充,降低人工成本。

(二)大型企业(100人以上座席)

建议选择自建型呼叫中心系统,或“自建+SaaS”混合架构(核心业务用自建系统保障安全,临时业务用SaaS系统扩容)。这类企业通常对数据安全、系统稳定性要求高,且长期使用成本自建系统更具优势。

(三)以批量筛选为主的外呼公司(如电销团队)

可采用“AI智能外呼+人工跟进”的组合模式,AI负责初筛低意向客户,人工专注跟进高意向客户,既能提高效率,又能保证转化质量。例如,某房产中介公司用AI外呼机器人每天拨打5000通电话,筛选出200个意向客户,再由人工座席跟进,转化率提升30%。

(四)小型团队或个人(10人以下)

若预算有限且外呼量小,可使用移动端外呼APP;若外呼量较大(日均100通以上),建议选择基础版SaaS系统(如单坐席月租100元左右),避免个人手机号被标记。


做外呼的公司常用的外呼系统各有其适用场景:SaaS云呼叫系统以低成本、高灵活性成为中小企业的首选;自建型系统凭借高安全性和定制化优势,适合大型企业和敏感行业;AI智能外呼系统在批量标准化场景中效率突出,是人工的有力补充;移动端APP则作为轻量化工具,满足小型团队的便携需求。

没有绝对“最好”的系统,只有“最适合”的选择。企业在选型时,需避免盲目追求功能全面或价格低廉,而应聚焦自身核心需求——是更看重成本控制还是数据安全?是需要快速上线还是深度定制?是标准化外呼还是复杂业务沟通?同时,需关注系统的合规性(如是否具备呼叫记录保存、号码合规使用功能),避免因违规面临处罚。

未来,外呼系统将向“AI+人工”深度融合、全渠道整合(电话+在线+社交媒体)、智能化质检等方向发展,企业在选择时也需预留升级空间,确保系统能适应行业技术变革。最终,能帮助企业提升外呼效率、降低成本、改善客户体验的系统,才是真正有价值的选择。


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